Was ist eine Buchungsstapel-ZIP-Datei und wie nutze ich sie?

Die WEPA-Software erstellt monatliche und jährliche Buchungsstapel für deine Wertpapierverbuchungen. Erfahre, wie du diese nutzt.

Unsere Software zur automatisierten Wertpapierverbuchung (WEPA) übernimmt die automatisierte Verbuchung deiner Wertpapiere und erstellt Buchungsstapel, die in gängige Steuerberatungssoftware importiert werden kann und die du mit deinem Steuerberater teilen kannst, damit dieser daraus den Jahresabschluss und die Steuererklärungen für deine vermögensverwaltende Gesellschaft erstellen kann.

1. Download der Buchungsstapel im FELSFO-Account

Um die Buchungsstapel herunterzuladen, musst du dich in deinen FELSFO-Account einloggen und unter dem Reiter „Wertpapierverbuchung“ zum Bereich „WEPA-Buchungsstapel“ scrollen. Hier findest du den Buchungsstapel für jedes der Geschäftsjahre zusammen mit dem Erstellungsdatum. So kannst du sehen, wann die Datei zuletzt aktualisiert wurde. Starte nun den Download deiner gewünschten Datei.

Was bedeutet der jeweilige Status der Buchungssätze?

In der Spalte „Status“ wird der aktuelle Stand der durch WEPA verbuchten Buchungssätze erläutert. Das sind die verschiedenen Statusmeldungen:

• Vorläufige Daten: Bei den vorläufigen Daten handelt es sich um die Daten aus dem aktuellen Geschäftsjahr bis zum Tag deines Downloads.

• In Bearbeitung: Dein Geschäftsjahr ist abgeschlossen, du hast die Datenvollständigkeit deines Geschäftsjahres aber noch nicht bestätigt.

• Unverprobte Daten: Dein Geschäftsjahr ist abgeschlossen und wurde bereits von dir auf Vollständigkeit bestätigt, jedoch steht die Verprobung der Buchungssätze durch den oder die FELSFO Partner-Steuerberater noch aus.

• Verprobte Daten: Die Buchungsstapel wurden durch die FELSFO Partner-Steuerberater vollständig verprobt und können nun von dir an deinen Steuerberater weitergeleitet werden. 

Bitte beachte: Am Ende eines jedes Geschäftsjahres musst du im FELSFO Account deine Datenvollständigkeit bestätigen und deinen Jahresdepotauszug hochladen. Dies gibt den FELSFO Partner-Steuerberater das Signal, mit der Verprobung der Buchungsdaten zu beginnen. Sie übernehmen die Verantwortung und Haftung für diese Verprobung. Zudem wird WEPA regelmäßig an gesetzliche Veränderungen angepasst. Es ist deshalb zu empfehlen, dass du auf den Status „verprobte Daten“ wartest, und nur diese an deinen Steuerberater weiterleitest. Sollte dein Steuerberater die Buchungssätze bereits vorab nutzen wollen, ist das möglich. Ihr solltet jedoch beachten, dass es nach der Verprobung durch die FELSFO-Partner-Steuerberater zu Korrekturen kommen könnte.

2. Download-Datei entzippen

Die Buchungsstapel werden dir als ZIP-Datei bereitgestellt. Wenn du die ZIP-Datei entpackst, findest du die folgenden drei verschiedenen Dateien und zwei Ordner darin:

• Erste Datei „Anlagenspiegel_Quellensteuern“: Diese Datei listet den Wert deiner Wertpapiere zu Beginn, während und zum Ende des Geschäftsjahres auf. Dein Steuerberater importiert diesen Bericht dann in seine Steuerberatungssoftware (z.B. DATEV).

• Zweite Datei „ENGINE_RELEASE_LOG“: In diesem Bericht werden Anpassungen der WEPA aufgeführt, die Auswirkungen auf die Verbuchungen haben. Das Dokument ist insbesondere für unsere FELSFO Partner-Steuerberater bei der Verprobung der Buchungen wichtig, damit sie die Richtigkeit kontrollieren können.

• Dritte Datei „EXTF_Sachkontenbeschriftungen“:  Die automatische Wertpapierverbuchung enthält eine achtstellige Kontenbeschriftung, die in die Steuerberatungssoftware (z.B. DATEV) deines:deiner Steuerberater eingelesen werden kann.

• Ordner „monthly“ und „yearly“: Dein Steuerberater spielt entweder die monatlichen oder den jährlichen Buchungsstapel ein, da diese identisch sind und die Wahl von deiner Veranlagung abhängt.

  • Der monatliche (monthly) Ordner beinhaltet einen separaten Buchungsstapel für jeden einzelnen Monat deines Geschäftsjahres.

  • Der jährliche (yearly) Ordner bietet einen Jahresbuchungsstapel bis maximal zum Tag des Downloads. 

  • Die jeweiligen Dateinamen haben folgende Bedeutungen:

    • • • „EXTF_Buchungsstapel_ …“ – Enthält alle Buchungssätze. 

        • „EXTF_Buchungsstapel_abschluss_…“ – Enthält alle Buchungssätze nach dem Ende des Geschäftsjahres, inklusive Steuern.

        • „EXTF_Buchungsstapel_handelsbilanz_…“ – Enthält die handelsbilanziellen und steuerlichen Abschlussbuchungen.

3. Einspielen der Daten ins DATEV-System durch deinen Steuerberater

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung speziell für deinen Steuerberater kannst du unserem FAQ „Wie spiele ich die automatisierte Wertpapierverbuchung in DATEV ein?“ entnehmen. Hier erfahrt ihr mehr zum Import der Buchungsdaten und dem Import der Sachkontenbeschriftungen.